Si parla sempre più spesso di lettura ottica, la tecnologia in grado di facilitare e velocizzare varie tipologie di lavoro, di archiviazione e di correzione. Ma di cosa si tratta, precisamente?
Cos’è la lettura ottica
La lettura ottica è quella tecnologia in grado di trasformare un testo su carta in un formato digitale. Grazie alla lettura ottica qualunque manoscritto o documento cartaceo potrà essere analizzato direttamente sul computer, corretto ed eventualmente archiviato. Ma non solo, la lettura ottica serve anche per correggere test di ingresso o di valutazione, approvare bolle e documenti, leggere ricette mediche. Come è facile intuire le potenzialità della lettura ottica sono infinite, sia nella vita quotidiana con la vidimazione e l’archiviazione di documenti cartacei o contratti, che sul posto di lavoro.
I sistemi di lettura ottica sono composti da un software, che può essere pensato per varie tipologie di lettura e scansione, e da uno scanner o una macchina multifunzione. In base alla dimensione dei documenti da gestire lo scanner avrà dimensioni diverse. Il software invece sarà installato su un normale computer, anche con sistema operativo Windows, di quelli che normalmente vengono utilizzati in qualsiasi azienda o ufficio. Quindi niente di complicato o difficile da gestire! Un lettore ottico potrà essere utilizzato da chiunque, senza dover acquistare costose attrezzature.
Campi di applicazione della lettura ottica
Qualunque azienda si trova, ad un certo punto, ad avere a che fare con moduli compilati a mano o con documenti cartacei da archiviare. Operazioni queste che, se eseguite manualmente, potrebbero richiedere un enorme impiego di tempo. Inoltre, i lettori ottici possono leggere e riconoscere anche codici a barre, segni di marcatura e caratteri dattiloscritti. Inoltre, sarà possibile leggere in questo modo anche numeri di banconote, dati anagrafici e ricette farmaceutiche. La lettura ottica, come quella resa possibile dall’uso di MicroLECTOR, il sistema realizzato da Datasis, può essere utilizzata all’interno di varie tipologie di aziende, dalle più grandi alle più piccole. Potrà essere utilizzato in un’agenzia di servizi alla mobilità per archiviare pratiche automobilistiche, per la lettura di analisi chimiche degli alimenti in un laboratorio, in un’agenzia di assicurazioni per l’interpretazione delle polizze assicurative e per l’indicizzazione di vari documenti. Ma non solo. Infatti, grazie a questa tecnologia innovativa sarà più facile correggere compiti e test di ammissione o valutazione a risposta multipla. Queste tecnologie vengono infatti utilizzate, sempre di più, in ambito scolastico e universitario. Questa automazione è un vantaggio, sia dal punto di vista degli studenti, che da quello degli insegnanti e del personale scolastico. Infatti, grazie all’uso di varie tipologie di software è ora possibile scansionare e controllare non solo documenti riguardanti le attività, ma anche altri di tipo amministrativo.
Inoltre, la lettura ottica può essere applicata anche a spogli elettorali, test di gradimento, controllo qualità e questionari valutativi. Anche alcuni ospedali li utilizzano, per la gestione di questionari o per l’elaborazione di dati relativi ai test dei concorsi pubblici. In banca viene utilizzato per i bollettini del conto corrente.
I lettori ottici possono essere di varie tipologie, infatti esistono alcuni modelli che possono essere utilizzati anche nelle società di trasporti, quando è necessario controllare grandi quantità di merce in uscita e in entrata. Sarà possibile tracciare e avere tutti i dati disponibili in maniera digitale, dimenticandosi della conservazione di bolle e documenti cartacei.
Infine, uno dei tanti usi dei lettori ottici, è quello che riguarda l’amministrazione. Infatti, i lettori ottici possono essere utilizzati in aziende di qualunque genere per eseguire velocemente e senza errori attività di indicizzazione delle fatture e di archiviazione ottica di documenti amministrativi.
Vantaggi della lettura ottica
In ambito scolastico, universitario, grazie alla lettura ottica si ridurranno fortemente gli errori, soprattutto per quanto riguarda i test di ammissione. Infatti, verranno eliminati gli errori di interpretazione. Inoltre, utilizzando test con formato identico per tutti gli esami o i compiti in classe, non si creeranno problemi legati alle differenze tra una classe e l’altra o tra un istituto e l’altro. Grazie ai sistemi di lettura ottica verranno eliminati totalmente gli errori umani, non ci sarà più il passaggio di correzione manuale. La correzione automatica permetterà di acquisire immediatamente i risultati e le informazioni, fornendo in alcuni casi anche il risultato in tempo reale. Inoltre, si potranno creare statistiche, facendo una media dei voti, in pochissimo tempo.
Le correzioni degli scritti, anche quando sono in quantità considerevoli, potranno essere eseguite con maggiore velocità. Sarà poi possibile, nel caso di più documenti, associarli in un unico PDF.
Inoltre, digitalizzando tutte queste operazioni si potranno ridurre considerevolmente i costi di archiviazione. Sarà possibile dire addio per sempre alla carta. L’ideale, se si hanno varie tipologie di documenti da archiviare o controllare, è assicurarsi di utilizzare un software capace di gestirne diversi contemporaneamente.
