La gestione di un’azienda di autotrasporti contestualizzata in una società 4.0, quindi evoluta anche dal punto di vista informatico, oggi consente, attraverso l’utilizzo di un software gestionale, di organizzare ogni aspetto dell’attività. Logistica, fatturazione, uscita dei mezzi, manutenzione degli stessi, possono essere gestite con facilità e metodo grazie all’utilizzo di un software specifico.
Ne parliamo in questa guida per indirizzare le aziende verso un sistema razionale di gestione.
Organizzarsi a livello informatico per mantenere standard elevati
La nuova imprenditoria oggi richiede logistiche e protocolli di gestione con standard elevati. Consegne, trasporti, manutenzione dei mezzi, calcolo dei costi e dei ricavi di ogni singola attività non possono più essere gestiti con vecchi sistemi che prevedono registri, faldoni, quaderni, appunti sparsi negli uffici, rapporti continui tra colleghi.
Grazie ad un software gestionale di livello ogni settore è inter-connesso all’interno di un’intranet nella quale automaticamente è possibile verificare in qualunque momento la correttezza delle gestioni di ogni singolo operatore dell’azienda, tramite accessi veloci e possibilità di verifiche con tempi rapidissimi senza muoversi dalla propria postazione.
Inoltre la richiesta di documentazioni articolate e specifiche da allegare ai documenti di viaggio di ogni singolo trasportatore necessita di un sistema di compilazione e stampa rapido che consenta all’operatore di eseguire la pratica con semplicità, senza dimenticare singoli passaggi o dati specifici riferiti a merci e rispetto delle norme vigenti.
Per questo motivo un’azienda come Gestionaletrasportatori.it ha implementato un software di questo tipo, quindi un programma da ufficio completo che preveda la risoluzione di ogni singolo documento necessario non solo al trasporto, ma alla schedulazione dei clienti, generando storici si collaborazione per consentire una gestione anche analitica e statistica delle attività, da non sottovalutare nemmeno la possibilità di compilazione automatica della fattura elettronica, con emissioni e ricezioni semplici e immediate.
É fondamentale oggi, per mantenere standard e tempistiche in tempo reale, riducendo al minimo le perdite di tempo. una gestione informatica che preveda ogni singolo aspetto dell’attività di trasporto, una rete d’informazioni, un flusso costante di dati che, inseriti all’interno del software di gestione, consenta a chiunque operi, nel proprio settore aziendale, di accedere a qualunque dato in tempo reale anche per mantenere aggiornata la contabilità interna senza perdite di tempo relative alla ricerca di ogni singolo dato di spesa o ricavo.
Anche la manutenzione del parco macchine oggi è semplificata
Il titolo esprime un concetto fondamentale: per mantenere uno standard qualitativo del proprio parco macchine, un’azienda di trasporti al passo con i tempi deve dotarsi dei mezzi indispensabili per gestire in tempo reale e senza sorprese relative a dimenticanze o perdita di documenti la manutenzione del proprio parco macchine.
Ogni singolo mezzo sarà quindi gestito in modo che siano aggiornati in tempo reale dati relativi alle distanze percorse, alle scadenze dei contratti di leasing, i costi di manutenzione meccanici, le amministrazioni dei codici satellitari durante i percorsi autostradali, dati fondamentali per monitorare il flusso di dati che consentono al reparto logistico e meccanico un intervento diretto nel momento in cui è richiesta una manutenzione relativa a ogni aspetto della meccanica, dal controllo dei freni al cambio dell’olio, alle registrazioni del motore, all’eventuale sostituzione di pneumatici nei passaggi stagionali.
L’azienda oggi non dovrà più improvvisare o ricercare su quaderni o registri le informazioni necessarie, ma, con pochi click, il gestionale software mostrerà lo storico di ogni singolo automezzo al fine di pianificare un intervento nel momento in cui non solo è necessario, ma lo stesso intervento sarà definito con tempistiche tali da non creare problemi alla logistica. Con la possibilità di avere uno storico di costi di manutenzione, chilometri percorsi, interventi meccanici, l’azienda potrà decidere con rapidità anche l’eventuale sostituzione dell’automezzo per rinnovare il parco macchine nel momento economicamente favorevole.
Una suite gestionale è importante dove la digitalizzazione gioca un ruolo fondamentale nel definire ogni singolo aspetto di un complesso volume di dati da mantenere costantemente aggiornati e utilizzare un software che conceda ogni possibile opzione a tutti gli operatori dell’organigramma esalta la perfetta sintesi tra capacità professionali individuali e organizzazione del sistema.
